Roadmap #5: van operatie naar informatie

"Voor échte gastbeleving én tegelijkertijd het genereren van voldoende winst, blijken vooral efficiënte processen de onmisbare basis voor bijvoorbeeld de horeca en de cateringbranche. Maar het codewoord voor succes is daarbij tegenwoordig niet meer ‘operatie’, dat is ínformatie! Daarmee zorg je namelijk dat je écht efficiënt werkt. Dit artikel legt uit hoe booq jou helpt de gastbeleving te verhogen door slimmer te werken.

Met de huidige digitale maatschappij verzamel je steeds meer gegevens over je bedrijf en over je gasten. Uit die data kun je informatie halen waarmee je niet alleen behaalde resultaten kunt beoordelen en bijsturen, maar óók toekomstige problemen kunt voorkomen en naderende kansen kunt voorspellen. ‘Operational excellence’ wordt daarmee ‘information excellence’: het optimaal stroomlijnen van je processen op basis van bruikbare informatie.

We ontwerpen het totaalplatform zó dat het bruikbare informatie voor je in huis haalt, plus daarnaast de juiste gastbeleving en jouw unieke aanbod voor je behoudt. We ontwikkelen booq met zes hoofdthema’s als basis om jouw processen te stroomlijnen met behulp van digitalisering. De zes ontwikkelthema’s zijn bijna niet los uit te leggen, omdat ze allemaal met elkaar verbonden zijn. Net als de booq Bricks (hierover las je in Roadmap #3).

Van data naar informatie

In booq draait om het zichtbaar maken van zinvolle datastromen. Daar stopt het natuurlijk niet: booq haalt hier vervolgens automatisch de juiste informatie uit. Dat wil zeggen dat het zinvolle informatie onderscheidt van onnodige informatie, zodat je daarmee sneller en betere keuze kunt maken.

• De informatie die je uit booq kunt halen, verdelen we in historische informatie, reactieve informatie, en direct bruikbare informatie.
• Historische informatie heb je nodig om in de achteruitkijkspiegel te kunnen kijken: hoe is het de laatste tijd met mijn zaak gegaan? Door middel van omzetrapportages kun je zodoende strategische keuzes maken. Heeft een specifiek weekmenu geleid tot een hogere omzet of heeft het effect structureel op maandag open te gaan?
• Reactieve informatie gaat over de laatste minuten, uren of dagen: bijvoorbeeld het aantal open orders of het aantal gasten in je zaak. Daarmee kun je ‘in het moment’ nog elementen bijsturen. Kun je bijvoorbeeld een runner eerder laten stoppen met werken omdat het aantal bezette tafels onverwacht laag is?
• Direct bruikbare informatie gaat over het hier en nu. Kun je aanbevelingen op maat geven voor je gast die in je webshop bestelt. De software weet dat hij je gast het beste een hamburgermenu kan aanbieden op basis van de vorige bestelling. De software begrijpt ook wanneer een promotie of korting van toepassing is.

booq is uniek omdat het altijd het juiste type informatie gebruikt om inzicht te geven om zodoende de juiste keuze voor je gast en jouw winstgevendheid te maken.

Processen verbinden

Om alle informatie goed te verwerken, is procesintegratie een belangrijk punt. Het integreren van processen moet geautomatiseerd zijn om twee redenen:

1. Snelheid: simpel gezegd kun je als mens nooit zo snel werken als een gedigitaliseerd systeem. Wie is eerder in de keuken: de medewerker die met een bon vanaf het terras naar de keuken loopt óf de medewerker die een bestelling in zijn handheld ingeeft in combinatie met de gekoppelde keukenschermen? Die weddenschap durven we bij booq wel aan!
2. Foutenreductie: tijdens piekmomenten is het logisch dat zelfs de beste terrasmedewerkers wel eens upselling overslaan of een drankje vergeten in te voeren. Dit vergeet booq dankzij slimme notificaties niet en dat geeft je team meer ruimte voor gastvrijheid op maat. Onnodig twee keer naar een tafel lopen is hiermee verleden tijd.

De inrichting van bedrijfsprocessen kan per onderneming verschillen. Uit onze omvangrijke ervaring blijkt ook dat maatwerk jou als ondernemer vaak veel tijd en geld kosten. Daarom zetten we met booq in op flexibiliteit binnen vaste kaders. Zo vormt booq zich naar jouw zaak, en níet andersom. Zo bepaalt booq bijvoorbeeld dat er drie type promoties bestaan, maar kun jij deze vervolgens volledig naar wens configureren.

Domeinmodel

Het domeinmodel zegt iets over hoe we data beschrijven binnen booq. Ook dit model is uiterst flexibel opgezet, maar waarom is dat zo belangrijk? De meeste softwarepakketten geven een product een prijs, maar dat is bij booq niet zo. booq kijkt naar de 4 W’s. Waar en wanneer verkoop ik welk artikel aan wie? Op basis van deze variabelen kiest de software de juiste prijs.

Misschien kost een drankje op locatie X wat anders dan op locatie Y. Misschien betalen gasten met een loyalty-pas een speciale prijs. Deze manier van data benaderen geeft jou als ondernemer veel meer mogelijkheden.

Vrijheid dankzij modulariteit

Richt jij je pijlen op het bezorgen van maaltijden? Heb je een zaak met meerdere verdiepingen? Heb je een terras? Werk je met veel vaste contracten? Al deze vragen vergen een andere mate van digitalisering. Jouw unieke scenario is bepalend of QR-bestellen, een eigen bestelsite of personeelsplanningssoftware inzetbaar zijn.

Om je keuzevrijheid te geven bestaat booq uit verschillende, zelfstandig opererende modules – de booq Bricks. Dankzij deze modulariteit kun je precies kiezen wat jíj nodig hebt, zonder dat je teveel betaalt of met software zit die je niet gebruikt. Ook de hardware kun je beschouwen als modulair; jij kiest zelf je favoriete besturingssysteem en device: van Windows tot iOS en van smartphone tot tablet. Industrieel of consumentenvariant. Hierin heb je alle vrijheid.

Zekerheid door beheersbaarheid

Vele tientallen of zelfs honderden artikelen in je assortiment... in de horeca is het niet meer dan logisch. Evenals telkens veranderende prijzen door seizoensinvloeden of de dag- en weekhap. De inrichting van de software moet daarom beheersbaar blijven. Aan het opbouwen van artikelen in de kassa, het koppelen van de artikelen aan verschillende vestigingen, het definiëren van groepen debiteuren en de daghappen, prijslijnen en rechten wie welke rapportages tot zijn/haar beschikking krijgt wil je niet onevenredig veel tijd besteden. Bij iedere ontwikkeling in booq zorgen we ervoor dat deze beheersbaarheid optimaal is! We zorgen dat jij overzichtelijk werkt, of het nu voor één zaak of voor meerdere vestigingen tegelijk is.

24/7 beschikbaarheid

De cruciale intelligentie van booq zit veilig in je miniserver die fysiek op jouw locatie staat. Deze miniserver communiceert enerzijds met je kassa en anderzijds met de booq-cloud. In de praktijk betekent dit dus dat als je handheld kapot valt, je gewoon kunt inloggen in een ander device en ga je exact verder met de bon waarin je bezig was. De cruciale informatie van de bestelling was immers al veilig gesteld op de lokale miniserver.

Is er een landelijke internetstoring bij je provider? Dan werk jij gewoon verder op je eigen draadloze netwerk. De benodigde data wordt dan weer naar de cloud verzonden op moment de internetstoring voorbij is. Deze bewust gekozen set-up geeft booq een uitermate hoge mate van beschikbaarheid in vergelijking met alle andere platforms!

Onze maatschappij draait 24/7, processen worden meer en meer gedigitaliseerd. Daarom leunt onze visie rondom hardware én software op zulke sterke uitvalconcepten. Ook bij booq geloven wij dat voorkomen beter is dan genezen. Door ‘predictive maintainence’, onlangs beschreven in dit Roadmap-artikel, kunnen we problemen voorspellen om ze te kunnen voorkomen. Alle back-end processen zijn zoveel mogelijk 24/7 beschikbaar, omdat we deze uitvoeren in meerdere datacenters. Stel dat er bij één een probleem zou zijn, dan vangt de rest dit op. Een extra vangnet dus, waar veel andere software-aanbieders aan voorbij gaan.

Shit happens! Daar gaat booq vanuit. Om het vervolgens voor je op te lossen zonder dat het je überhaupt in de weg heeft gezeten."