Nieuwe Garde Horeca Groep | Meer overzicht en makkelijker bijsturen

Over Nieuwe Garde Horeca Groep

Brian Steevens, Désirée Stroes en Sebastiaan van Geel kennen elkaar van de hotelschool, streken neer in Utrecht en besloten 8 jaar later samen weer de horeca in te gaan. Maar dan wel zonder overuren en mét sterke teams en automatisering. Ze startten Nieuwe Garde Horeca Groep en runnen momenteel tapasbar Sevilla en Italiaans shared dining-restaurant Osteria Emilia in Utrecht. Beide bieden ruimte aan zo’n 85 gasten. Eind 2024 opent de derde zaak.

‘Bonnetjes raakten weleens kwijt’

Toen Brian een lunchroom overnam en daarin tapasbar Sevilla opstartte, waren er al kassasystemen aanwezig. “Maar we begonnen verder ouderwets, met blocnotes en 2 vaste kassapunten. We werkten gewoon met papieren bonnetjes en ja, die raakten weleens kwijt. Onze huidige 2 zaken zijn shared dining-concepten en het gebeurt regelmatig dat gasten zich bedenken en een bestelling willen wijzigen. Maar in de keuken kwamen die wijzigingen niet altijd helder door en dat leidde tot miscommunicatie en fouten”, aldus Brian.

Foutgevoeligheid verminderen

“Na de opening van onze tweede zaak zijn we gaan kijken naar andere kassasystemen en mogelijkheden om de foutgevoeligheid uit onze processen te halen. Bovendien veranderde onze oude partner het betalingsbeleid, waardoor we over elke pintransactie een percentage moesten gaan betalen. Daar hadden we geen zin in. Al snel kwamen we in contact met Eijsink en dat zat vanaf het begin goed.”

Keukenschermen met digitale bonnen

Eind 2023 stapte Brian in beide Utrechtse zaken over naar het booq kassasysteem met een koppeling met Exact Online, handhelds, het personeelsplanningsysteem en de digitale bar- en keukenschermen van Eijsink. “Wij hebben destijds met de accountmanager van Eijsink besproken hoe wij werken. Zo bestellen onze gasten in één keer 4 of 5 gerechtjes en die worden elk uitgegeven zodra ze klaar zijn. We willen voor alle gerechtjes een aparte bon uitdraaien in plaats van alles op één bon. In overleg met Eijsink voegden we daarvoor de keukenschermen toe.”

‘Scheelt veel tijd’

Rond de kerstperiode werd er snel geschakeld. “Dat was even een uitdagende tijd, maar in drie dagen was alles geïnstalleerd.” Het nieuwe systeem zorgde direct voor meer overzicht: “De keuken heeft nu digitale bonschermen waarop alle bestellingen duidelijk zichtbaar zijn. We zijn van de bonnenwinkel af en wijzigingen worden meteen doorgevoerd. Dat scheelt veel tijd en communicatie”, zegt Brian.

Meer contact met gasten

Ook de medewerkers op de vloer zijn tevreden. “Vooral met de handhelds. We gaan ze binnenkort ook inzetten als mobiele pin. De handhelds geven ons meer snelheid en werken efficiënter dan meeschrijven op blocnotes. Foutjes zijn sneller opgelost. Onze collega’s hoeven minder bij de kassa te staan en zijn meer tussen de gasten. We leren ze aan om elke bestelling eerst aan te horen en later in te voeren op hun scherm, zodat er voldoende oogcontact met de gast blijft.”

‘Alles praat met elkaar’

Het grootste voordeel van automatisering in zijn zaken? Brian: “Dat de systemen van één partij zijn en met elkaar praten. Kassa, personeelsplanning, boekhouding en voorraadbeheer zijn met elkaar verbonden. Dat maakt je wat afhankelijker van één leverancier, maar het geeft veel rust en inzicht in bijvoorbeeld personeelskosten. En als iets belangrijk is in de horeca, zijn het wel die kosten.”

Realtime inzichten

Dankzij de koppelingen en geautomatiseerde processen kan Brian nog slimmer ondernemen. “Dagomzetten worden in de juiste boekhoudcategorieën geplaatst, facturen worden automatisch verstuurd en productiviteit, voorraad en resultaten zijn realtime te volgen. Ook voor het samenstellen van nieuwe menu’s kijken we naar de verkoopaantallen in booq. En op basis van alle data en budgetten kunnen onze bedrijfsleiders roosters maken en op de avond zelf bijsturen”, vertelt Brian.

‘Eijsink gaat met ons mee’

Ook over de samenwerking tussen Nieuwe Garde Horeca Groep en Eijsink is Brian te spreken. “Bij onze vorige partner hadden we geen accountmanager, alles ging per mail en vaak in het Engels. Dat was lastig. Bij Eijsink weten we wie we moeten bereiken als er iets is. Het is een ervaren Nederlands familiebedrijf en het voelt goed om elkaar als ondernemers te steunen. booq is een heel prettig werkend systeem dus Eijsink gaat gewoon met ons mee naar zaak 3, 4 en 5.”