Pelle's | 9 terras tips van de Terras Top 100 winnaar 2023

1. Investeer in je team en plan tijdens het terrasseizoen voldoende mensen in

“Het zou voor iedereen een vanzelfsprekendheid moeten zijn, maar goede service valt of staat bij tevreden medewerkers die samen een goed-geolied team vormen. Een vol terras is keihard werken. Niet alleen voor de bediening, maar net zo hard voor het personeel in de keuken en de spoelkeuken. Als het op één van die plekken spaakt loopt, heeft dat een gigantisch effect. Zorg dat je voldoende mensen inroostert. Wij plannen eigenlijk altijd één persoon meer in dan eigenlijk nodig is. Ja, dat kost geld, maar zorgt voor rust in het team, meer aandacht voor de gasten en betaalt zich uiteindelijk dus op die manier terug. We willen onze collega’s zekerheid bieden. Dat betekent dat we medewerkers niet naar huis sturen als het toch ineens gaat regenen. Ingepland is ingepland. Dat is dan mijn pech, maar zorgt voor veel loyaliteit.”

2. Begin op tijd met de terras voorbereidingen: training van experts en look & feel

“Een goed begin is het halve werk. Wij zorgen daarom dat we in maart al klaar zijn voor het terrasseizoen. Het hele terras is schoon, opgefrist qua look & feel en het personeel heeft al een uitgebreide terras-trainingsdag gehad. Ieder jaar organiseer ik mini-terras-bootcamps voor het hele team, waarbij we ook gebruikmaken van de kennis en kunde van ‘Gast is koning’. Een mystery visit is perfect om het team een groot compliment te maken. Een iets mindere om onszelf weer te verbeteren.

Na de winst van de Terras Top 100 zijn we daarnaast een samenwerking aangegaan met Wouter Verkerk om te kijken hoe we dit niveau op zijn minst kunnen behouden, maar natuurlijk liever nog: kunnen verbeteren. Ik vind het belangrijk daarbij ook de medewerkers veel aan het woord te laten. Om vooral vanuit hen te horen waar knelpunten liggen en wat we samen als team beter kunnen worden.”

3. Maak een heldere taakverdeling en houdt een dagelijkse korte kick-off

“Maak altijd een heldere taakverdeling, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Wij starten iedere dag met korte kick-off met een stukje instructie en om de focus op de juiste plek te krijgen. We bespreken kort zaken als: ‘Wat staat er aan reserveringen, welke bijzonderheden zijn er genoemd door gasten en medewerkers’, en daarnaast dus een stukje: ‘wie is waar vandaag verantwoordelijk voor’. Dat werkt prettig.”

4. Zorg voor een goede terrasindeling en techniek

“Wij hebben op ons terras plaats voor 170 gasten en gekozen voor diverse soorten comfortabel én visueel aantrekkelijk meubilair. Het is een mooie mix van hoge en lage zitjes, rond en vierkant waarbij onze opvallende huisstijlkleur, oranje, her en der terugkomt. Qua indeling hebben we heel bewust de tafels voor grotere groepen gescheiden van de 2tjes en 4tjes. Dan kunnen de mensen aan de 2tjes en 4tjes rustiger zitten. Goede looplijnen zorgen ervoor dat we snel overal naartoe kunnen. Daarnaast is er buiten en een afruimstation, zodat we binnen no-time de tafels weer schoon en fris hebben voor de volgende ronde.

Op drukke dagen werken we met drie wijken en drie gastvrouwen of heren die ieder verantwoordelijk zijn voor hun eigen wijk. Doordat zij allemaal een handheld en mobiele pin bij zich hebben, kunnen ze direct bestellingen opnemen en afrekenen. Dat soort technologie is echt wel een must om te terras soepel te laten draaien. Je moet geen tijd verliezen met het heen en weer lopen naar een kassa of centraal pinapparaat. Die tijd kun je beter besteden aan de gasten. Iedere bestelling komt rechtstreeks binnen op de digitale schermen in de bar en keuken. Het scherm zet alles automatisch in de juiste volgorde en je kunt bestellingen ook eenvoudig combineren en gelijktijdig klaarmaken. Hierdoor kunnen we sneller bereiden en uitserveren. Snelheid is heel belangrijk voor de ervaren gastvrijheid.”

5. Gebruik QR-codes om de doorlooptijd te versnellen

“We streven er naar dat onze medewerkers supersnel persoonlijk bestelling opnemen via de handhelds, maar hebben daarnaast geëxperimenteerd met bestellen via qr-codes en dat beviel goed. We gaan die codes dat ook dit seizoen weer op ons terras inzetten, zodat gasten altijd gewoon direct zelf kunnen bestellen of bijbestellen. Vooral voor de jonge generatie is dit een hele gangbare manier. Juist door die mogelijkheid te bieden, naast persoonlijk service, zorg je in mijn ogen voor extra gastvrijheid.”

6. Kies voor een slimme menukaart

“Ik wil dat we op ieder moment in staat zijn om snelle en goede service te bieden. Daarom gebruiken we in het terrasseizoen een beknoptere menukaart, met enkel gerechten die snel te bereiden zijn. Dat is een vrij eenvoudige manier om stress te voorkomen, de doorloopsnelheid hoog te houden en de kwaliteit te borgen.”

7. Duik in je cijfers

Gastvrijheid is belangrijk, maar ook je cijfers moeten natuurlijk op orde zijn. Wij draaien al 15 jaar lang, ieder jaar beter en weten dat de omzet met zo’n 30% stijgt op het moment dat het terras open kan. We gebruiken diverse informatiebronnen om in de gaten te houden hoe we er voor staan. Van het boekhoudpakket, tot de personeelsplannersoftware en de kassa en BI-tool. Ze bieden allemaal waardevolle informatie.”

8. Benut de kracht van social media

“Wij zijn behoorlijk actief op marketinggebied. We posten regelmatig op social media en gebruiken daarbij de hashtag #waaromnietvandaag. Daarnaast organiseren we regelmatig bierproeverijen, pubquizen en nog veel meer om gasten te trekken. Denk bijvoorbeeld aan ons Weizenfestival en de muziekbingo summerparty. Dat zijn echt events waarvoor mensen speciaal hier naartoe komen.”

9. Blijf investeren in je bedrijf en mensen

“Ik denk dat je moet blijven investeren en vernieuwen om interessant te blijven. Toen wij in 2021 de kans kregen om het naastgelegen pand te kopen, hebben we dat gedaan. Door hier een ijssalon, chocolaterie en extra speelruimte te realiseren, trekken we weer een ander publiek. De ouders en opa’s en oma’s die een ijsje komen eten met de kinderen of kleinkinderen en ook wat bestellen op het terras. Jonge ouders die hier komen genieten terwijl de kinderen zich vermaken in de speelhoek. Allemaal extra omzet.

Investeren in je mensen is ook investeren in je bedrijf. Je wilt medewerkers enthousiast houden en de mogelijkheid geven om zichzelf te kunnen blijven ontwikkelen. Daarom bieden wij onze medewerkers de mogelijkheid om bijvoorbeeld een gedeelte van de tijd ook bezig te zijn met HR-zaken, marketingactiviteiten zoals TikTok en bijvoorbeeld het ontwikkelen van een cocktailkaart. Die nevenactiviteiten waarderen ze enorm.”