De Twee Wezen | Een nieuw kassasysteem voor een grote horecazaak met complexe processen

“Onze inrichting is niet alledaags”, vertelt Wilbrink. “We hebben in feite 4 concepten – Het Grand Café met restaurant, het Bier-en eetcafé, de Club én een Event gedeelte – onder één dak. Afhankelijk van het moment, de drukte en behoefte betrekken we diverse gedeeltes van de verschillende zaken bij elkaar. Zo is het achterste gedeelte overdag soms onderdeel van het eetcafé of afgehuurd voor een feest of partij, en ’s avonds weer discotheek. We hadden een kassasysteem nodig dat die flexibiliteit aankan, zodat we alles op de juiste wijze kunnen boeken.”

“We kozen jaren geleden voor Eijsink en werkten met een door hen ingericht Vectron-kassasysteem en digitale keukenschermen”, vertelt Wilbrink. “Eijsink snapt dat je als ondernemer niets kunt als je kassasysteem niet werkt. Daar is hun hele service ook op ingericht: als er een keer iets mis is, wordt het snel en adequaat opgepakt. In de loop der tijd hebben we voor diverse uitbreidingen gekozen, zoals de keukenschermen, het QR-bestellen, de personeelsplanner en tijdens de coronaperiode tijdelijk de bestelsite. Wij vinden het fijn om die flexibiliteit te hebben en alles te kunnen regelen via één leverancier.”

Zorgvuldige inventarisatie

“Toen Eijsink aangaf te stoppen met de ondersteuning van Vectron, was dat echt wel even schrikken. Je bent natuurlijk gewend om op een bepaalde manier te werken en ‘iets nieuws’ is spannend en kost tijd en energie om eigen te maken. Gezien onze goede relatie wilden we wel graag met Eijsink blijven werken. Na een demo waren we direct al gecharmeerd van de gebruiksvriendelijkheid en mogelijkheden van kassasysteem booq POS. De backoffice is bijvoorbeeld een verademing. Vervolgens is één van hun consultants bij ons geweest om al onze processen nauwkeurig in kaart te brengen. Dat vormde de blauwdruk voor de inrichting. Ze maakten op basis daarvan een proefopstelling waarmee wij konden testen. Eijsink nam uitgebreid de tijd om al onze vragen te beantwoorden en daarna was er snel een akkoord van onze kant.”

Uitbreidingswens: barschermen met 2 tot 6 variabele uitgiftepunten

“We werken al jaren naar tevredenheid met de digitale bonschermen in de keuken. Die is vrij compact en dankzij de keukenschermen hebben we een destijds een grote efficiëntieslag kunnen maken. We hadden daarom ook de wens om met digitale bonschermen te gaan werken in de bar, maar gezien de complexiteit was het lastig om dat in te vullen met het oude systeem. We hebben twee hoofdbarren met ieder twee uitgiftepunten en twee ondersteunende barren met elke 1 uitgiftepunt. Afhankelijk van de drukte werken we dus met 2 tot 6 uitgiftepunten en moeten orders op de juiste wijze doorgestuurd worden. Sommige producten moeten ook altijd naar een specifieke bar gestuurd worden. Voorheen moesten we daar zelf een rol in spelen. Op drukke momenten hadden we altijd iemand fulltime bezig met het verdelen van de bonnen. Dat hoeft nu niet meer, want met booq is dat allemaal geautomatiseerd. Op ieder scherm van de 13 barschermen komt precies te staan wat daar bereid moet worden en in welke volgorde. Dat scheelt gigantisch veel tijd en zorgt voor rust” vertelt Michiel. “Het is ook heel fijn dat er een meer constante, verdeelde werkdruk is. Bonnen komen direct binnen als er iets wordt besteld. Je hebt niet steeds pieken met 20 bonnen tegelijk. En… we raken nooit meer bonnen kwijt!”

Cruciaal: altijd kunnen doorwerken

“Na een periode van zorgvuldig voorbereiden kwam de dag van de installatie dichterbij” vertelt Edwin. De lijntjes waren kort en er was een goede afstemming om alles zo soepel en efficiënt mogelijk te laten verlopen. In overleg met Eijsink heeft onze eigen technische dienst de bekabeling verzorgd en de barschermen op de juiste plekken gemonteerd. Voor de daadwerkelijke overgang had Eijsink uitgebreid tijd gereserveerd. Twee Eijsink consultants zijn twee dagen bezig geweest met de installatie en livegang. De eerste dag hebben ze de hele booq set-up ter plekke ingericht en getest. Pas toen het helemaal oké was, is de tweede dag alles omgezet. Hierdoor hebben we de gehele tijd gewoon door kunnen draaien en dus nergens omzet laten liggen. Eijsink was daarna nog beschikbaar voor de afstemming van de details. We wilden op het allerlaatste moment toch ook nog twee extra uitgifteschermen toevoegen. Dat werd direct geregeld. Op zo’n moment merk je goed dat je te maken hebt met een leverancier die alles in eigen beheer heeft en supersnel kan schakelen.”

Direct het nieuwe normaal

“Onderdeel van de implementatie was uiteraard ook een stuk instructie en live-begeleiding. Eigenlijk merkten we tijdens die instructie al dat booq voor de jongere medewerkers gesneden koek is. De manier waarop booq POS ingericht is, is helemaal van nu. De indeling, het swipen en tikken, ons mensen konden er direct mee aan de slag. Ze maken zich dit veel sneller eigen dan een handheld die met T9 codes werkt” vertelt Edwin.

Michel vervolgt: “In de keuken werken we natuurlijk al jaren met de digitale schermen, dus we zijn wel bekend met die werkwijze. Ook die implementatie verliep dus heel soepel. Ik ben zelf ook heel enthousiast over de booq Backoffice. Die is veel overzichtelijker. Uiteraard kost het altijd tijd om een nieuw systeem helemaal in te richten en ben ik daar zelf ook druk mee geweest. Maar nu de basis staat kan ik veel makkelijker wijzigingen doorvoeren. Dat hoeft niet hier in de zaak, maar kan ook vanuit huis of waar dan ook. Ik heb overal toegang. Ook tot de omzetgegevens en overige resultaten. Dat is ook erg prettig.”

Juiste partner en juiste oplossing

Automatiseringsoplossingen als deze zijn cruciaal om een grote zaak goed te laten draaien. Ze moeten gebruiksvriendelijk en betrouwbaar zijn en met je mee kunnen groeien. Als je kiest voor een systeem, kies je voor jarenlang gebruik en dus ook voor een jarenlange samenwerking met de leverancier. Door onze ervaring met Eijsink hadden we daar het volste vertrouwen in. We zijn blij met hoe de overstap is verlopen én ervaren dagelijks de voordelen van het nieuwe systeem.