Franchiseformule De Beren | Datagedreven werken voor groei en kwaliteit

Waarom zetten jullie vol in op datagedreven werken?

“De Beren is natuurlijk een franchiseformule. Als organisatie hebben wij de ambitie om het meest bruisende horecamerk te zijn en te blijven groeien. De horeca heeft te maken met flinke uitdagingen op het gebied van personeel, kosten, concurrentie en groeiende verwachtingen van gasten. Het wordt steeds belangrijker om je zaken strak te organiseren. Datagedreven werken, keuzes maken op basis van feitelijke informatie, maakt dat we kwaliteit en efficiëntie kunnen nastreven en dus goede businesscases hebben voor franchisenemers.”

“Van strakke inkoop en voorraadbeheer tot goede personeelsplanningen en uitgebalanceerde menukaarten met bewezen hardlopers. Op deze gebieden zijn we continu aan het optimaliseren, zodat we de aangesloten ondernemers kunnen ontzorgen en helpen om zo rendabel mogelijk te ondernemen. Dat maakt de formule van De Beren zo interessant.”

Hoe begin je met datagedreven werken?

“Bekijk eerst welke gegevens je al hebt op basis van de systemen die je gebruikt. Het begint met de juiste systemen en waardevolle informatie verzamelen. Mijn ervaring is dat je de informatie praktisch en behapbaar moet maken voor de ondernemers. Heb je inzichtelijk wat je nu doet aan omzet en bijvoorbeeld personeelskosten, dan kun je op basis daarvan nieuwe doelstellingen of targets formuleren. Hiervoor heb je iemand nodig die de vertaling kan maken van data naar ‘wat wil een ondernemer echt zien; praktisch en concreet’. Want de ondernemer wil zo weinig mogelijk tijd kwijt zijn aan plannen en administratieve zaken.”

“Je hebt iemand nodig die de vertaling kan maken van data naar ‘wat wil een ondernemer zien’.”

Naar welke data kijk je?

“Zijn je personeelskosten niet in verhouding met je omzet, dan kun je bijvoorbeeld kijken naar de drukte gedurende de week en of het aantal ingeplande personeelsleden wel in verhouding staat. Wij gebruiken al jaren de booq Personeelsplanner van Eijsink om commercieel slim te roosteren en dat bevalt goed. Je kunt bijvoorbeeld eenvoudig plannen op basis van omzetprognoses. Daarbij heb je de informatie over zaken als loonkosten, contracturen en uren de medewerkers al gemaakt hebben allemaal bij de hand.”

Zet de benchmark

“We gebruiken op alle locaties dezelfde systemen en ontsluiten de data in één overzichtelijk portal van YourBI. Omdat alle locaties met de online personeelsplanning werken is het heel eenvoudig om een benchmark te maken. Alle franchisenemers hebben toegang tot deze gegevens en kunnen bijvoorbeeld zien hoeveel personeel anderen op bepaalde tijdstippen inplannen, en wat hun loonkosten en omzet zijn. We merken dat de franchisenemers bijna dagelijks in deze benchmark kijken. Ze vinden het heel leerzaam om te zien hoe anderen het doen en wat dat oplevert, maar houdt iedereen ook scherp; gezonde competitie.”

Slimme systemen besparen tijd

“Naast dat de booq Personeelsplanner het makkelijk maakt om een goed rooster te maken, biedt het meer organisatiebrede voordelen. Alle gewerkte uren, evenals ziekteverlof en vrije dagen, worden in dit systeem geregistreerd en zijn ook inzichtelijk voor de medewerkers zelf, net als het rooster.

Door de koppeling met AFAS wordt alle informatie automatisch naar de loonadministratie doorgestuurd voor de salarisbetalingen. Dit voorkomt fouten en bespaart veel tijd. Het werkt ook andersom: als je een salaris verhoogt, wordt dit weer doorgegeven aan de personeelsplanner. Die houdt hier dan rekening mee bij het plannen op basis van budgetten en loonkosten.”

Beregoede toekomst

“Bij De Beren gaan we altijd voor kwaliteit. Voor corona gingen we voor snelle groei en landelijke dekking, maar nu kiezen we bewust voor een langzamere uitbreiding. Alle onderdelen moeten kloppen. Dat was altijd al belangrijk, maar in de huidige markt is het nóg belangrijker. We zien in onze data dat mensen de horeca nog steeds weten te vinden. Gasten besteden de laatste jaren zelfs steeds meer. Thuis koken kan iedereen. Ze kiezen echt voor een uitje, een beleving, met bijvoorbeeld wat speciaalbiertjes. Ze verwachten meer en willen waar voor hun geld. Om dat te kunnen bieden, zijn de juiste systemen heel belangrijk.”

Over Kevin Leusink

Kevin begon meer dan 10 jaar geleden als medewerker in de bediening bij De Beren en groeide steeds verder door. Zijn kennis van de processen, economie en zijn ondernemersblik maakten dat hij de kans kreeg om datagedreven ondernemen verder uit te bouwen. Een rol die hij met plezier en succes vervult.