Hoe een koppeling tussen je kassasysteem en boekhoudpakket zorgt voor een correcte en eenduidige financiële administratie

Wat bedoelen we met een financiële koppeling tussen je boekhoudpakket en je kassa?   

Cijfers en administratieve handelingen zijn belangrijk maar ook tijdrovend. Gelukkig worden kassasystemen steeds slimmer en bieden boekhoudpakketten steeds meer inzicht in cijfers. Om beide zo optimaal mogelijk te gebruiken bestaan er koppelingen tussen kassasystemen en de boekhoudsoftware die krachten bundelen. Men spreekt ook wel van interfaces op basis van grootboek (ook wel dagomzet genoemd) en factuur (op rekening).

Zonder koppeling moet je het kassasysteem periodiek via handmatige exports omzetgegevens uitlezen en handmatig overnemen in de boekhouding. Er zijn twee gegevensstromen, enerzijds de dagomzet (omzetgroepen en betaalwijzen) en anderzijds de facturatie (‘op rekening’-bonnen die op een debiteur/klant worden afgeslagen).

Een koppeling tussen je kassa en boekhoudpakket zorgt er in basis voor dat alle bonnen die gedurende de dag worden afgerekend in de kassa automatisch per omzetgroep in het boekhoudsysteem worden bijgeschreven. Ook zorgt de koppeling ervoor dat de facturen meermaals per dag automatisch worden doorgeboekt.

Hoe werken je kassasysteem en de financiële koppeling samen? 

Of je nu een startende of ervaren ondernemer bent; ieder bedrijf is anders, maar de juiste verwerking van kassatransacties is voor iedereen belangrijk. De onmisbare boekhoudkoppeling werkt continu je boekhouding bij. Automatisch, 7 dagen per week. Je kunt je voorstellen hoe groot de impact is op je administratie. Niet alleen op repetitieve arbeid (het overtypen van papieren bonnetjes of kasstellingen), ook op inzichten! Ineens is het mogelijk om gegevens in je administratie te analyseren en in te spelen op data die hieruit komt. En ook belangrijk: geautomatiseerde data-import voorkomt fouten.    

Als je omzet automatisch in je boekhouding zit, hoef je nooit meer dagelijks de kassa af te handelen, wekelijks de gegevens over te nemen of jaarlijks de bonnen naar de accountant te sturen. Zonder papieren overzichten en bonnetjes en met direct toegang tot verkoopcijfers verloopt de samenwerking met je accountant nog eenvoudiger en kan deze nog beter adviseren. Sterker nog, vraag je boekhouder naar zijn standpunt over deze koppeling! De kosten van de financiële koppeling wegen namelijk niet op tegen de efficiency en kosten die je aan de kant van de boekhouder kunt besparen.  

Ook heb je altijd inzicht in de financiële situatie van je bedrijf. Rapportages helpen om je onderneming te laten groeien. Zo kun je bijvoorbeeld een liquiditeitsprognose maken waarmee je het geld op je rekening optimaal kunt benutten. 

Alle voordelen van een boekhoudkoppeling op een rij 

• Boekhouden zonder zelf te boeken; nooit meer tijdrovend gegevens overtypen van de kassa backoffice naar boekhoudsysteem 
• Tijdsbesparing en minder kans op fouten 
• Koppeling btw-codes en grootboekrekeningen zorgt voor een correcte btw-aangifte 
• Een professionele administratie waarmee je snel factureren genereert door consistent debiteurgegevens, prijzen en artikelcodes te gebruiken  
• Een veilige opslag voor gegevens in een overzichtelijk digitaal archief in de cloud 
• Vereenvoudigt en versterkt de samenwerking met de boekhouder/accountant 
• Altijd toegang tot actuele managementinformatie, meer rust en controle omdat data geïntegreerd samenkomt 

Wat regelt een boekhoudkoppeling met het kassasysteem bijvoorbeeld voor jou: 

• Omzet en betaalwijzen op grootboekniveau
• Specificatie af te dragen btw
• Geconsolideerde facturen per debiteuren
• Synchronisatie debiteuren en boeken op debiteuren
• Matchende kostenplaatsen op basis van de faciliteiten/filialen
• Automatische import van artikelen zodra deze op de factuur staan
• Koppel bij multi-filiaal meerdere filialen aan één administratie of juist elk filiaal aan een andere administratie

Hoe wordt de koppeling tussen kassa en boekhoudpakket gerealiseerd? 

Hoewel het misschien een uitdaging lijkt om je verschillende software tools samen te laten werken, hoeft dit zeer zeker geen drempel te zijn. Als het gaat om het integreren van kassagegevens met boekhoudgegevens ben je bij Eijsink aan het juiste adres. Eijsink is krachtig in koppelingen! Ons kassasysteem booq POS heeft via een API een directe koppeling met de meest gebruikte en populairste boekhoudpakketten waaronder AFAS Software, E-boekhouden, Exact (Exact Online en Software Gemak), King Finance, Snelstart, Twinfield en Visma Yuki. Dankzij een zogenoemde API wordt de benodigde verkoopdata, die binnen het kassasysteem wordt gegenereerd, op een gestandaardiseerde wijze aangeboden voor opname in het desbetreffende financiële pakket.    

Stapsgewijs helpen onze specialisten met de opstart, configuratie en onboarding van de financiële koppeling, zodat jij in no-time profiteert van slimme automatisering. Koppel je financiële pakket aan je POS kassasysteem en laat ze samenwerken als één. Meer weten? Neem vandaag nog contact op voor een gratis demo.