The Ballroom | Koppeling kassa en Exact Online scheelt minimaal 3 uur per week
The Ballroom in een bekend stadscafé in hartje Vlissingen. Naast een grote groep vaste gasten die het café het hele jaar weet te vinden, ontvangen ze veel toeristen en dagjesmensen. Eigenaresse Marije Temmerman besloot begin 2023 om hun kassasysteem te laten koppelen met boekhoud software pakket Exact Online. Dankzij dit slimme stukje automatisering is ze minimaal 3 uur per week minder tijd kwijt aan de financiële administratie.
Over The Ballroom
“Onze zaak bestaat eigenlijk uit twee delen. Achterin hebben we een darts- en biljartruimte met zitjes. We ontvangen hier veel vast gasten die gezellig een spelletje komen spelen onder het genot van drankjes en snacks, maar ook mensen die serieus trainen voor de darts-competitie.
Aan de voorzijde van de zaak hebben we 60 plaatsen en een fijn terras waar gasten ook uitgebreid kunnen lunchen of dineren. Qua menukaart bewegen we mee met de behoefte van de gasten. In de zomer gaan mensen eerst lekker naar het strand en komen ze pas later om wat te eten. We hebben op de kaart daarom zomerse gerechten die de keuken tot laat op de avond met veel plezier klaarmaakt.”
Dit is de reden dat The Ballroom voor een Eijsink kassa gekozen heeft
“Toen we op zoek waren naar een kassasysteem voor onze horecazaak, was gebruiksvriendelijkheid een heel belangrijke voorwaarde. We keken onder meer naar het gemak waarmee we artikelen en menu’s in de kassa konden zetten. En daarnaast moet het natuurlijk makkelijk te gebruiken zijn voor de medewerkers. De mogelijkheid om pop-ups in te stellen met herinneringen over bijvoorbeeld de bereidingswijze was destijds geen vanzelfsprekendheid. booq POS van Eijsink blonk uit in zowel de mogelijkheden als gebruiksgemak. Ook de optie om te koppelen met financiële pakketten vonden we direct interessant en heeft er mede voor gezorgd dat we voor Eijsink kozen, dat bevalt heel goed.”
Nooit meer handmatig omzetten invoeren
“De financiële administratie of boekhouding is iets wat iedere keer weer terugkwam en mij persoonlijk veel tijd kostte. Ik moest alle omzetten uitdraaien en deze per omzetkanaal handmatig invoeren in het boekhoudpakket. Dit kostte sowieso al veel tijd, maar een overtypfoutje is natuurlijk ook snel gemaakt, en dan moest ik van alles herstellen en was ik nog langer bezig.”
“Dankzij de koppeling tussen kassasysteem booq POS en Exact Online worden de geregistreerde omzetten per betaalwijze automatisch doorgeschoten naar Exact. Ik hoef daar niets meer aan te doen, alleen controleren. En natuurlijk de medewerkers goed instrueren dat ze bij iedere gast consequent de juiste betaalwijze aanslaan: ’contant’ of ‘pinnen’ is ons geval. Deze koppeling scheelt me minimaal 3 uur per week, dus als snel 12 uur per maand. Die uren besteed ik liever aan andere dingen!”
